Personuppgiftspolicy — godshantering

1. Syfte

Denna policy beskriver hur Rewind Insure Technology AB behandlar personuppgifter i samband med uppdrag där Rewind hämtar, tar emot, skadeverifierar, återbrukar, återvinner eller på annat sätt hanterar egendom åt försäkringsbolag eller annan uppdragsgivare. Policyn är framtagen för att tydliggöra Rewinds faktiska process, särskilt principerna om dataminimering, kort lagringstid, begränsad åtkomst och radering av personuppgifter när de inte längre behövs.

2. Omfattning

Policyn gäller för Rewind Claims och motsvarande godshantering där Rewind får i uppdrag att hämta och hantera gods, exempelvis i samband med skadeärenden, transportskador, inlöst egendom, återbruk, återvinning eller hållbarhetsrapportering. Policyn omfattar den personuppgiftsbehandling som sker hos Rewind från det att ett uppdrag tas emot till dess att upphämtningen är genomförd och personuppgifter raderas enligt rutin.

3. Rewinds roll

Rewinds bedömning är att Rewind är självständigt personuppgiftsansvarig för den begränsade personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för Rewinds egen operativa tjänst. Försäkringsbolaget är personuppgiftsansvarigt för sitt försäkringsärende, sin skadereglering, sin kundrelation, sin rättsliga grund för utlämnande av uppgifter till Rewind och sitt beslut att överlämna ett ärende till Rewind.

Rewind behandlar personuppgifter endast för att kunna utföra sin egen tjänst — upphämtning, logistik, mottagning, skadeverifiering, återbruk, återvinning, ekonomisk uppföljning och hållbarhetsrapportering.

4. Process i korthet

1. Försäkringsbolaget skickar ett uppdrag till Rewind via e-post med kontaktuppgifter till försäkringstagaren samt information om godset.
2. Rewind använder uppgifterna för att boka upphämtning via logistikpartner och, vid behov, kontakta försäkringstagaren kring upphämtningen.
3. När upphämtningen är genomförd raderas det ursprungliga uppdragsmailet och de personuppgifter som använts. Radering sker senast inom tre arbetsdagar efter bekräftad upphämtning.
4. Därefter hanteras ärendet i Rewinds system med ett internt ärendenummer och uppgifter om godset (kategori, status, ekonomiskt utfall, återbruksstatus, hållbarhetsdata).
5. Vid kvartalsslut används ärendenummer och sakdata för återrapportering till uppdragsgivaren — ekonomisk avräkning och CO₂-besparing.

5. Vilka personuppgifter behandlas?

Rewind kan tillfälligt behandla följande personuppgifter när det behövs för att genomföra uppdraget:

• namn
• adress
• telefonnummer
• e-postadress
• skadenummer eller ärendenummer
• information om aktuellt gods eller aktuell skada
• eventuell information som krävs för att boka upphämtning eller transport

Rewind efterfrågar inte fler personuppgifter än vad som behövs för att genomföra uppdraget.

6. Vad används uppgifterna till?

• boka upphämtning av egendom
• vid behov kontakta försäkringstagaren kring upphämtning
• samordna transport med logistikpartner
• ta emot och registrera egendomen
• koppla egendomen till rätt ärende under den operativa hanteringen
• återrapportera ekonomiskt utfall och hållbarhetsdata till uppdragsgivaren

Rewind använder inte personuppgifter för marknadsföring, profilering eller andra ändamål som inte hör till uppdragets genomförande.

7. Rättslig grund

Rewinds behandling sker för att Rewind ska kunna utföra ett mottaget uppdrag och tillhandahålla sin operativa tjänst. Den rättsliga grunden är normalt berättigat intresse av att kunna genomföra upphämtning, logistik och godshantering, samt att fullgöra avtal med uppdragsgivaren. I den utsträckning vissa uppgifter måste sparas för bokföring, avräkning eller annan lagstadgad skyldighet kan behandlingen även ske med stöd av rättslig förpliktelse.

8. Radering och dataminimering

Rewind arbetar enligt principen att personuppgifter endast ska behandlas när de behövs och inte sparas längre än nödvändigt. När upphämtningen är genomförd raderas det ursprungliga uppdragsmailet och de personuppgifter som inte längre behövs för uppdragets genomförande.

Radering sker senast inom tre arbetsdagar efter bekräftad upphämtning. Efter radering sparas inte namn, adress, telefonnummer eller e-postadress i Rewinds system för det aktuella ärendet.

9. Uppgifter som sparas efter upphämtning

Efter genomförd upphämtning sparar Rewind endast uppgifter som behövs för fortsatt hantering av egendomen, ekonomisk uppföljning, avräkning, statistik och hållbarhetsrapportering:

• internt ärendenummer
• godstyp, kategori, status
• ekonomiskt utfall
• återbruks- eller återvinningsstatus
• vikt eller annan relevant hållbarhetsdata
• beräknad CO₂-besparing

Det interna ärendenumret är efter radering inte kopplat till namn, adress, telefonnummer eller e-postadress i Rewinds system. Ärendenumret kan inte användas av Rewind ensamt för att identifiera försäkringstagaren.

10. System och lagring

Rewind använder eget system samt Microsoft 365 för ärendekommunikation, dokumentation och operativ hantering. Personuppgifter i uppdragsmail hanteras endast under den tid som krävs för att boka och genomföra upphämtning. Efter genomförd upphämtning raderas uppdragsmailet enligt denna policy.

11. Logistikpartners

För att kunna genomföra upphämtning kan Rewind behöva lämna nödvändiga kontakt- och adressuppgifter till logistikpartner. Rewind använder bland annat etablerade transportörer som Best Transport och PostNord. Endast de uppgifter som krävs för att genomföra aktuell upphämtning eller transport lämnas vidare. Logistikpartner får inte använda uppgifterna för andra ändamål än transportrelaterad hantering inom ramen för uppdraget.

12. Hantering av elektronik och lagrad information

Vid hantering av elektronik (mobiltelefoner, datorer, surfplattor) som kan innehålla lagrad information ska Rewind inte ta del av privat innehåll. Om det är relevant för uppdraget hanteras sådan egendom genom återställning, dataradering, destruktion eller annan säker hantering enligt Rewinds interna rutiner.

13. Säkerhet och åtkomst

Endast personer hos Rewind som behöver uppgifterna för att utföra uppdraget ska ha tillgång till personuppgifter. Rewind arbetar med:

• begränsad åtkomst till personuppgifter
• intern sekretess och instruktioner till berörd personal
• radering av uppgifter när de inte längre behövs
• säker och strukturerad hantering av ärendekommunikation
• begränsad lagring av personuppgifter
• separering mellan personuppgifter och återbruks-/rapportdata efter genomförd upphämtning

14. Personuppgiftsincidenter

Om Rewind upptäcker en incident som rör personuppgifter ska incidenten hanteras skyndsamt enligt intern rutin. Om incidenten berör personuppgifter som har mottagits från ett försäkringsbolag eller annan uppdragsgivare ska berörd part informeras utan onödigt dröjsmål.

15. Registrerades rättigheter

En person vars uppgifter behandlas har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att begära information om behandlingen och, i vissa fall, begära rättelse, radering, begränsning av behandling eller invända mot behandlingen.

Om en sådan begäran avser försäkringsbolagets skadereglering eller kundrelation hänvisar Rewind frågan till aktuellt försäkringsbolag. Om begäran avser Rewinds egen behandling hanteras frågan av Rewind.

16. Kontakt

Bolag

Rewind Insure Technology AB

Adress

Truckstigen 10E, 245 34 Staffanstorp

Kontaktperson

Robin Fransson

E-post

info@rewind.insure